Análise de GAP: Entenda o que é e qual a importância dessa estratégia para a sua empresa

O termo GAP provém da língua inglesa. Assim, ele pode assumir diferentes significados dependendo do contexto em que está inserido. Entretanto, o termo é comumente associado a lacunas.

Em geral, a análise de GAP tem como objetivo principal identificar as diferenças entre o estado atual de um projeto e o objetivo que se pretende alcançar ao final desse projeto. Essa técnica avalia riscos e perdas no processo de gestão de uma empresa ou em determinados processos. Além disso, está intimamente ligada com os métodos de controle de gerenciamento de ativos e passivos, de controle de qualidade e com algumas ferramentas, como: Six e Lean.

O que é GAP?

O termo em inglês “GAP” pode adquirir diversos sentidos dependendo do contexto em que está inserido, mas tem como significados gerais: “brecha”, “vão” ou no sentido mais usual: “lacuna”, algo que expresse uma quebra de continuidade.

Como foi dito, a palavra “GAP” pode ser empregada em diversos contextos e áreas. No processo de fabricação, pode ser compreendido como período de interrupção do fluxo de produção ou de alguma etapa do processo produtivo. Em relação ao mercado financeiro, é utilizado para explicar e representar um intervalo de uma região de valores, indicando que, por alguma razão, não houve negociação em determinada faixa de preços.

Além de ser aplicado em alguns setores, também é empregado na leitura de gráficos de diagramas de análises, o que permite um maior nível de interpretação para a gestão e para o controle de diferentes tipos de processos.

Mas afinal, em que consiste a análise de GAP?

A função central da análise de GAP é até bem simples: identificar as diferenças entre o estado atual de um projeto já existente e a performance que se pretende alcançar ao final desse projeto, e, assim, tomar as ações necessárias para chegar ao resultado esperado.

Onde posso utilizar a análise GAP?

Como já foi dito, a análise de lacunas pode ser aplicada em diversas áreas. Portanto, agora iremos explicar como a GAP Analysis pode ser empregada em alguns desses âmbitos:

No mercado financeiro

O GAP se trata de uma interrupção gráfica da análise técnica, marcado pela representação de um espaço vazio. Normalmente, esses “espaços vazios” aparecem quando a próxima posição de preços não começa onde a última havia parado.

É interessante ressaltar que esses GAPs podem durar poucos minutos, embora possam representar também indícios de uma significativa alteração no movimento dos preços das ações ou derivativos.

No mercado financeiro existe mais de um tipo de GAP, que podem ser classificados de acordo com o espaço que é criado no gráfico e no seu comportamento em relação à faixa de preço.

• GAP de área: é o mais comum. Encontra-se nas zonas de congestão, que indica uma mudança mais abruta e possui fechamentos rápidos, sem grandes efeitos para o trader;
• GAP de continuidade: dá continuidade à tendência observada (de alta ou de baixa da mudança dos preços);
• GAP de fuga: também chamado de GAP de corte. Representa uma movimentação mais intensa e aguda e é classificado como o GAP mais importante, visto a sua confiabilidade;
• GAP de exaustão: indica o fim de uma tendência, é como o esgotamento do movimento. O que indica aos especuladores que o ativo deve retornar ao valor médio.

Em recursos humanos

Aqui, a lacuna é chamada de GAP de competência e trata-se de um recurso utilizado pelos gestores de recursos humanos com o intuito de avaliar a performance dos seus colaboradores.

Nessa área, são observadas e avaliadas as lacunas existentes nas competências de um contribuinte. Ou seja, habilidades que a empresa necessita, mas que o colaborador não dispõe.

As lacunas podem comprometer o resultado profissional, o clima organizacional, bem como a produtividade da empresa. Dessa forma, o GAP de competência visa o aprimoramento da equipe, visto que, através da avaliação de lacunas, é possível diagnosticar quais atribuições necessitam de um olhar mais cuidadoso, para assim aperfeiçoá-las.

Na prestação de serviços

Também chamada de GAP de qualidade, são as falhas ou lacunas que representam as divergências que ocorrem dentro de uma companhia e entre a empresa e o cliente, o que pode resultar em má qualidade na prestação de serviços.

Aqui, existem 5 tipos de GAPs principais:

• GAP 1 – Informação: Diferença entre o serviço esperado pelo cliente e o que a empresa entendeu como sendo a expectativa do seu cliente;
• GAP 2 – Concepção: Divergência entre o que a empresa entendeu como desejo do cliente e a especificação da qualidade do serviço;
• GAP 3 – Produção e Entrega: Diferença entre as especificações elaboradas e o serviço gerado;
• GAP 4 – Comunicação: Diferença entre o serviço gerado e a comunicação externa ao cliente;
• GAP 5 – Cliente: Diferença do que era esperado e do que o cliente recebeu.

No fluxo produtivo

No meio de produção e monitoramento do fluxo produtivo, a utilização de gráficos, diagramas e relatórios é muito comum. Dentro dessas ferramentas, o uso do termo “GAP” não traduz somente perdas, mas representa também intervalos, mudanças e saltos.

Quando falamos em GAP para a produção, nos referimos a um modelo aplicado por algumas empresas que visam observar os fluxos produtivos e assim identificar se o resultado esperado foi alcançado.

Em resumo, trata-se de um método que permite a entidade conhecer o seu estado atual em relação ao seu ambiente interno e em relação ao mercado externo.

ISO 27001

ISO é uma sigla para “International Organization for Standardization”, que significa Organização Internacional de Normalização. É um conjunto de normas que cuida mundialmente de padrões de normatização de procedimentos.

A ISO 27001 é utilizada para que as organizações adotem um modelo de estabelecimento, implementação, operação, monitoração, revisão e gestão dos processos de segurança da informação.

A ISO 27001 dispõe de uma estrutura que segue um conjunto de requisitos, processos e controles, de forma a garantir a segurança de todos os dados em fluxo pela empresa, evitando ao máximo qualquer exposição desnecessária.

Contudo, para que a certificação seja concebida, é necessário que a organização esteja de acordo com todos os padrões descritos na norma para assim garantir o acesso ao certificado.

E nesse momento você deve estar se perguntando: “Mas o que análise de GAP tem a ver com a ISO 27001? ”.

O processo de análise de todos as etapas da empresa em relação aos padrões descritos na norma ISO 27001 é chamado de análise de lacunas, ou seja, análise de GAPs. Esse método é necessário e obrigatório para todas as organizações que buscam essa certificação. Com ele é possível observar todos os procedimentos realizados na empresa, em busca de algum tipo de falta de conformidade que deva ser corrigida para a obtenção da certificação.

Análise de GAP X Análise de risco

É comum que as pessoas confundam os termos ou até mesmo pensem que análise de GAP e análise de risco sejam a mesma coisa, afinal, os dois possuem propósitos semelhantes – identificar pontos de falhas.

Contudo, viemos aqui para explicar e mostrar as diferenças entre análise de GAP e análise de risco.

Análise de GAP

Somente para recordar: a análise de GAP se baseia na identificação de lacunas. Com isso, configura-se como um método utilizado para avaliar o desempenho real em contraponto ao desempenho potencial, o que permite uma otimização do negócio em questão. Além disso, a análise de GAP pode ser aplicada em diversas áreas (RH, mercado financeiro, prestação de serviços, ISO 27001…)

É importante salientar a relevância da análise de lacunas da ISO 27001. Nela, a análise de GAP se baseia na leitura de cada cláusula da ISO 27001 e a verificação se aquela cláusula já se encontra implementada na empresa.

Análise de riscos

A análise de riscos busca por ameaças. Assim, foca em analisar as vulnerabilidades nos ativos e as necessidades de controles para tratar os riscos existentes em seu negócio.

Em relação à análise de risco na ISO 27001, trata-se de uma fase crucial na implementação do Sistema de Gestão de Segurança da Informação. Portanto, deve ser realizado antes de iniciar a implementação de controles de segurança.

Diferença entre as análises

Basicamente, a análise de GAPs representa o quão distante a empresa está dos requisitos da ISO 27001. Ela verifica se os controles cumprem todos os requisitos de normatização relatados na ISO, mas não informa quais problemas podem ocorrer ou quais providências tomar para a devida correção. 

Essa situação é diferente do que ocorre na análise de riscos. Nesta, é informado quais incidentes podem acontecer e quais controles devem ser implementados, apesar de não permitir uma visão geral de quais controles já estão em atuação.

6 benefícios do uso da Análise de GAP

1. Ajuda a aprimorar os projetos da empresa na identificação e correção de erros organizacionais e gestores a curto e médio prazo;
2. Auxilia as empresas a examinarem o desempenho atual com o desempenho desejado;
3. A empresa pode verificar suas brechas e, a partir dos pontos encontrados, pensar e planejar um bom plano de ação para alcançar seu potencial pleno;
4. O uso da ferramenta de análise de GAP pode gerar dados para a utilização de outras ferramentas, como: Lean e Six, que tratam de controles qualitativos e melhorias contínuas de processos;
5. O uso dessa análise ajuda identificar diferentes lacunas que permitem a produção de gráficos de controle ou dispersão;
6. Além de todos os outros pontos, a análise de GAP facilita a percepção de riscos e oportunidades de mercado.

Como fazer a análise de GAP?

Como já foi dito, a técnica de análise de GAP permite identificar as diferenças entre o estado atual de um projeto já existente e a performance que se pretende alcançar ao final desse projeto.

Essa análise pode ser feita para qualquer atividade, projeto, departamento, processo, direção de negócios ou tecnologia que esteja passando por uma nova implantação, melhoria ou renovação na qual seja necessário comparar, quantificar e qualificar para que sejam tomadas as ações necessárias para chegar ao resultado esperado.

Para a realização da análise são necessárias, basicamente, 4 etapas:

1ª Etapa: Descrever o cenário atual

Essa etapa consiste em identificar que tópico da empresa estará sujeito à avaliação. É importante definir de modo preciso as metas e objetivos organizacionais, porém todos os propósitos colocados devem ser realistas, específicos, atingíveis, mensuráveis e oportunos.

Definir objetivos reais e oportunos serão importantes para a validação da análise e do projeto posterior a ser implementado.

Por exemplo: vamos investigar a satisfação do cliente quando os produtos defeituosos são devolvidos na garantia.

• Taxa de satisfação do cliente: a porcentagem de clientes satisfeitos com o serviço que recebem: não possui métrica para mensurar tal situação.
• Tempo de Reparo: o tempo total necessário para reparar o produto defeituoso e devolvê-lo ao cliente: 16 dias.

2ª Etapa: Identificar onde se quer estar

Este é o momento de identificar as metas e todos os pontos de melhoria a serem atingidos em determinado período. Se a empresa possui um planejamento estratégico, é possível encontrar nele as metas já estabelecidas.

Considere sempre: Onde estamos? Onde queremos estar? Como é que vamos chegar lá? Quando é que vamos chegar lá?

Continuando com o exemplo do item anterior:

• Objetivo quantitativo: tempo de reparo esperado: 12 dias.
• Objetivo qualitativo: taxa de satisfação do cliente esperada: 80%.
• Objetivo comparativo: fazer o benchmark com as empresas concorrentes ou com as melhores práticas do mercado.
•  Tempo para preencher o Gap: 6 meses.

3ª Etapa: Identificação das lacunas

Uma lacuna é basicamente a diferença entre onde a empresa está e onde ela gostaria de estar. E este é o momento de descobrir o motivo de existir uma lacuna.

É preciso se aprofundar e fazer algumas perguntas que determinarão por que essa lacuna ocorreu. Por exemplo, se o problema é com a maneira que a empresa trabalha, com os clientes ou com os preços.

4ª Etapa: Determinação do plano de ação

Agora é necessário descrever tudo o que será feito para que o GAP seja preenchido e o objetivo seja atingido, Ou seja: o que vamos fazer para chegar aonde queremos estar.

• É necessário encontrar quais são as principais causas que criam o gap;
• Apurar as principais causas da divergência de desempenho;
• Verificar o comportamento dos recursos humanos no processo;
• Verificar a necessidade de desenvolvimento de sistemas ou de novos processos;
• Prever o que pode acontecer se não for feito nada;
• Contemplar planos alternativos e de contingência.

Finalizando o exemplo já mencionado:

Para chegar ao resultado esperado em 6 meses, seria necessário implementar:

• Desenvolvimento de sistema para medir a satisfação atual do cliente;
• Desenvolvimento de sistema para controle de Manutenção;
• Treinar pessoal para usar os novos sistemas.

Saiba mais!

Agora que você sabe tudo sobre Análise de GAP e como isso pode ser feito, fica bem mais fácil colocar em prática em sua empresa ou em qualquer outra área que você desejar!

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