ERP: Descubra o que é esse sistema e para que serve

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Atualmente, as empresas tem apostado cada vez mais em tecnologias que as permitem ter melhor controle sobre seus procesos. O ERP chega justamente para isso!

Entenda, neste artigo, como é possível utilizar desse sistema para melhorar a efetividade de sua companhia e, consequentemente, proporcionar uma melhor experiência ao seu cliente.

Boa leitura!

O que é ERP?

O Enterprise Resource Planning, Sistema de Gestão Empresarial ou simplesmente ERP, é um software que permite, com fácil acessibilidade, o gerenciamento de todas as áreas de uma empresa de forma integrada e confiável.

O ERP foi o responsável pelo impulsionamento do crescimento de empresas em todo o mundo. A automatização dos processos de cada área é um dos principais objetivos dessa ferramenta e facilita a comunicação entre os setores da empresa, proporcionando com eficácia melhores diagnósticos, evitando o retrabalho e aumentando a produtividade.

Sabendo que um dos maiores problemas em empresas é a falta de clareza na comunicação, o software consegue ajudar os gestores na tomada de decisão, contribuindo para o crescimento e a rentabilidade do negócio.

Com soluções complementares e utilizando recursos de Inteligência Artificial (AI), Internet das Coisas (IOT) e Business Inteligence (BI), o ERP está em evolução constante para oferecer cada vez mais produtividade para os negócios, com processos automatizados e informações rápidas e seguras.

O ERP é dividido em várias “camadas”, que podemos resumir em:

  • Interface: parte do sistema visível aos usuários, no qual são realizados os comandos que transmitem informações;
  • Processamento: consiste na utilização de dados para responder a um determinado comando realizado pelo usuário;
  • Armazenamento: local em que os dados são guardados com segurança, possibilitando a exportação.

Então, por exemplo, se você tem um e-commerce e precisa ter acesso aos produtos que saem e à quantidade de produtos disponíveis em determinado momento, até mesmo para conseguir renovar o estoque, com o ERP você pode ser notificado em uma configuração de lembrete automático para que reponha o estoque com a quantidade necessária no momento em que preferir.

Como o ERP atua na prática?

Na prática, o ERP funciona como uma máquina de dados capaz de pensar no lugar de profissionais humanos. Dessa forma, tudo o que seria realizado manualmente será realizado dentro do ERP.

Um bom exemplo é quando o setor de marketing percebe que houve uma queda nas vendas. Assim, é possível realizar uma campanha no ERP para promover uma mudança e evitar o prejuízo.

Outro exemplo claro do funcionamento do ERP é no setor de vendas. Sem o sistema de gestão, os vendedores precisariam fazer manualmente várias etapas, como anotar pedidos, realizar controles, emitir propostas, realizar faturamentos, entre outros. Desse modo, essas atividades seriam registradas de forma separada, não haveria unificação. Todo esse processo manual acaba sendo perigoso para a empresa, uma vez que pode ocorrer situações que levem à perda do histórico.

A unificação dos processos com o ERP é segura e confiável, podendo trazer inúmeras vantagens para a empresa e seus colaboradores.

Quais as vantagens de se ter um ERP?

Por facilitar o funcionamento da sua empresa, unificando e protegendo suas informações e automatizando processos, são muitas as vantagens em implementar esse software. Segue algumas delas:

Otimização dos custos de TI

Com o ERP é possível unificar, em um só local, a gestão de diferentes áreas, evitando que a empresa gaste dinheiro com diversos sistemas diferentes – o que também inclui gastos com diferentes equipes de suporte e licenças. Dessa forma, é possível aumentar a eficiência da instituição e, ainda, reduzir custos!

Integração e unificação

O ERP entende a finalização do pedido e integra o setor de vendas com o estoque, realiza a emissão de expedição do produto e dá baixa no item. Tudo é feito de forma automática e o histórico permanece no ERP. Dessa maneira, não há risco de perda de dados.

Eleva o compliance

A adaptação contínua à legislação garante o cumprimento das obrigações legais. A cada nova mudança na lei, será gerada uma atualização para o ERP. Isso significa muito, afinal, uma empresa fora da lei é uma empresa exposta a riscos!

Relatórios e planejamento aprimorados

Sua empresa terá um sistema de relatórios unificado para cada processo, que estarão disponíveis a qualquer momento, o permitindo analisar e comparar funções entre departamentos, sem planilhas ou e-mails.

Segurança de dados

O sistema ERP garante maior segurança aos dados da sua empresa. Você pode, por exemplo, criar níveis de acesso e controlar quem pode visualizar e editar determinadas informações.

Melhoria na gestão de estoque

Essa melhoria resulta em prazos de entrega menores, entregas mais pontuais e muitos outros benefícios que melhoram a operação geral e o sucesso de seus negócios.

Aumenta a produtividade

O ERP sabe exatamente como automatizar tarefas repetitivas, o que facilita a manutenção da padronização do processo, que passa a ser executado com o mínimo de erros.

Dessa forma, as pessoas terão mais tempo para se dedicar a atividades estratégicas, que realmente agreguem valor ao cliente e aumentem a competitividade do negócio.

Como o sistema ERP garante a segurança de seus dados?

Para garantir a viabilidade e segurança ao seu negócio, o ERP possui alguns níveis:

  • Funcionalidade: você poderá visualizar alguns dados que te ajudarão a realizar a análise do negócio, como os cadastros a partir de formulários e outros dados que são essenciais para a operação da empresa.
  • Aplicação: neste nível, será possível a aplicação das informações no banco de dados.
  • Conexões: a conexão garante que os dados estarão bem protegidos na nuvem.

Sistema ERP local ou ERP na nuvem?

O ERP local é instalado em uma máquina da sua companhia e utiliza desse equipamento e dos servidores da empresa para funcionar. Esse sistema também exige a atenção de uma equipe própria de TI caso precise de manutenção. Sua vantagem é que ele pode ser personalizado. Entretanto, possui um custo mais alto e pode apresentar problemas em atualizações.

Já o ERP na nuvem tem um custo menor e é acessado de qualquer lugar a qualquer hora. Além disso, possui os dados preservados em servidores remotos.

Como saber se a empresa precisa de um sistema ERP?

Alguns sinais podem te levar à conclusão de que sua empresa precisa de uma solução mais efetiva e um sistema mais inteligente de melhoria para os processos.

Conheça algumas situações que podem ocorrer em sua empresa e que indicam que é o momento de investir em um sistema ERP.

  • A empresa atua com fornecedores nacionais ou mundiais;
  • O gestor não tem acesso aos dados gerais e precisa buscar essas informações com outros colaboradores. Com isso, perde muito tempo nessa busca e na tentativa de encontrar soluções de melhorias na produtividade;
  • A empresa atua com mais de um software que não são conectados uns aos outros;
  • Os colaboradores não conseguem compartilhar dados com facilidade, o que ocasionalmente gera erros;
  • Os problemas demoram para serem identificados e, mesmo com uma equipe proativa, não é possível resolver situações de maneira rápida e simples.

Como implementar um ERP?

O processo de implementação deve ser estudado, calculado e planejado. Algumas empresas de grande porte já sofreram prejuízos pela implementação do software. Uma joalheria em Colorado, nos Estados Unidos, extrapolou o custo inicial e precisou fechar as portas.

Projetos de implantação de ERP apresentam alto custo e longa duração, afinal, envolvem muitas pessoas, além de serem complexos. Por isso, devem ser realizados por uma equipe especializada, que implantará o sistema de acordo com a necessidade da sua empresa.

São muitos os pontos a serem considerados nesse processo de implementação, segue alguns de extrema importância:

  • Mapear os processos: é necessário um estudo para entender como tudo funcionará na prática da sua empresa para depois escolher o ERP mais adequado.
  • Definição do projeto: converse com a equipe que você escolheu para te auxiliar nesse momento e defina etapas de implementação da ferramenta. Faça ajustes, correções e deixe tudo bem transparente para que não haja dúvidas.
  • Análise: momento de mapear os processos já existentes, identificando a situação atual da organização e estabelecendo as ligações entre os processos de negócio e o ERP. O sistema ERP pode gerar muitos impactos nas atividades da companhia. Por isso, é fundamental avaliar a ferramenta oferecida pelo fornecedor e identificar como ela poderá ser utilizada para promover melhorias nos processos.

Go live: Momento da virada, ou seja, da troca efetiva do sistema. É importante se certificar de que o projeto teve uma boa gestão de mudanças e contou com as estratégias de comunicação certas. A finalização da implantação do software também exige a realização de um treinamento para a equipe, a fim de que todos compreendam como funciona a solução.

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