Facilities: entenda como facilitar o dia a dia da sua empresa

Se imagine trabalhando em um escritório. Muito provavelmente, a imagem que veio à sua mente é a de um ambiente sem muito barulho, limpo, organizado e seguro. Mas quem foi que proporcionou tal comodidade a este escritório para que você pudesse trabalhar de forma tão confortável?

Essas atividades, como limpeza e segurança, normalmente são realizadas por empresas terceirizadas e são chamadas de facilities.

A ideia de se contratar outras empresas para realizar atividades que trazem facilidades – tradução literal de facilities – tem a tendência de crescer cada vez mais dentro das empresas. Entenda mais sobre o assunto neste artigo!

O que são facilities?

A tradução literal de facility significa facilidade ou habilidade. No ramo empresarial, o termo é utilizado para designar atividades que favorecem um processo, sem que estejam diretamente ligadas à sua finalidade.

A ISO – International Organization for Standardization (Organização Internacional de Normalização) define facilities como: função organizacional que integra pessoas, lugares e processos com o propósito de melhorar a qualidade de vida dos agentes e a produtividade do core business. Ou seja, as “facilidades” tem como objetivo otimizar as tarefas realizadas no dia a dia de uma organização.

As facilities podem ser divididas em duas categorias principais, que são contratadas de acordo com a necessidade de cada negócio:  

  • Soft service: tarefas que não são consideradas essenciais, mas que trazem um maior conforto ao ambiente de trabalho. Coffee break e recepção de clientes são exemplos de soft facilities.
  • Hard service: estão relacionados às tarefas essenciais dentro da organização e não podem ser dispensados em hipótese alguma. Por exemplo, serviço de limpeza, segurança e manutenção elétrica.

Logo, facilities são atividades responsáveis pela manutenção geral do ambiente de trabalho, desde higiene à funcionalidade.

Quais são os serviços de facilities mais procurados?

Como os serviços circulam entre soft services e hard services, são inúmeras as tarefas procuradas pelas mais diversas empresas.

O tipo de serviço contratado está diretamente ligado às características físicas da organização, como tamanho, localização etc. Por exemplo, um escritório de advocacia situado em um prédio comercial não tem necessidade de contratar um serviço de jardinagem, certo? Por outro lado, é interessante que o ambiente esteja limpo e tenha um sistema de câmeras de segurança.

Dentro os inúmeros serviços, os mais procurados são:

  • Limpeza e organização;
  • Suporte administrativo;
  • Recepção e atendimento;
  • Vigilância eletrônica;
  • Manutenção de equipamentos;
  • Recursos audiovisuais;
  • Seleção, logística e armazenamento de materiais;
  • Segurança pessoal;
  • Recrutamento e seleção.

Quais são os benefícios em contratar serviços de facilities?

Tanto pequenos quanto grandes negócios podem se beneficiar imensamente dos serviços de facilities. Algumas das vantagens trazidas pela atividade são:

Redução de custos

A empresa não irá contratar funcionários próprios para realizar atividades de baixa prioridade. Dessa forma, os custos são reduzidos.

Realocação de colaboradores

Com as atividades de baixa prioridade sendo terceirizadas, os colaboradores da empresa podem ser destinados para outros setores de maior relevância para o negócio, como o marketing digital, vendas, e atendimento ao cliente.

Melhora nos serviços gerais

Normalmente, as empresas contratadas para executar as facilidades contam com uma equipe de funcionários altamente qualificada especificamente para aquele serviço.

Dessa forma, o serviço prestado provavelmente terá uma qualidade maior do que aquele que seria oferecido pelo próprio time de colaboradores da organização contratante.

Foco no que importa

Com as atividades secundárias nas mãos de uma empresa qualificada, a organização terá total liberdade para se preocupar apenas com o seu produto final! Assim, o seu corpo de funcionários estará focado apenas no que importa.

Esse foco especial traz melhorias no desenvolvimento do serviço/mercadoria, no atendimento ao cliente, no processo de vendas e em outros diversos setores primordiais da corporação.

O que faz um profissional de facilities?

O profissional de facilities faz parte dos colaboradores da empresa contratante. Ele é o responsável por contratar, organizar e fiscalizar todos os serviços de facilities que serão executados naquela organização.

Ou seja, o profissional de facilities deve estar sempre preocupado com a limpeza do ambiente, com a qualidade das refeições oferecidas na empresa, com a efetividade da segurança etc.

Portanto, percebe-se que esse funcionário faz parte do backstage da empresa, sempre atento às atividades secundárias que permeio a companhia de forma silenciosa.

Como se tornar um profissional de facilities?

Todo o planejamento estratégico das atividades realizadas no ambiente de trabalho é organizado pelo profissional de facilidades. Ou seja, é necessário capacitação para exercer o cargo.

Normalmente, é fundamental que se tenha formação em engenharia ou administração e que se cumpra alguns requisitos para poder atuar na área. Esses requisitos são:

  • Conhecer o ambiente de trabalho onde irá atuar;
  • Conhecer a marca para qual irá trabalhar;
  • Ter informações em banco de dados a respeito do ambiente onde exercerá seu cargo;
  • Entender as demandas da empresa.

Facilities e a terceirização

É comum ouvir pessoas dizendo que são contra a terceirização de serviços por esse método não assegurar, da devida maneira, direitos ao trabalhador. Ou ainda, que há relação entre a terceirização e o aumento do desemprego.

Os serviços de facilities são serviços prestados de uma empresa para outra. Assim, o corpo de funcionários da instituição terceirizada funciona como o de qualquer outra organização e, por isso, os trabalhadores possuem os seus direitos trabalhistas assegurados por lei.

Ademais, é importante salientar que, ao contrário da associação feita ao desemprego, a estratégia de facilities tem gerado novos empregos e renda para diversas famílias.

Indicadores utilizados na área de facilities

É necessário utilizar indicadores no setor de facilities para medir o desempenho dos funcionários. Os indicadores destaques da área são:

Turnover

O indicador diz respeito à rotatividade de funcionários dentro da empresa. Se a organização tem uma alta taxa de demissão e admissão de pessoas rotativamente, há indicação de que algo não está certo dentro da corporação.

Muitas vezes, o problema está relacionado à ideia passada pela empresa no momento do contrato, que não condiz com a realidade e acaba frustrando o trabalhador.

A empresa da área de facilities deve estar atenta a este indicador e procurar estratégias para solucionar o turnover alto.

Absenteísmo

O indicador de absenteísmo permite que a instituição analise a pontualidade e a ausência dos funcionários em seus serviços.

Esses dois indicadores possibilitam a empresa a conhecer melhor o perfil de seus funcionários, seus problemas e acertos mais recorrentes. Além de permitir tomar decisões de maneira mais efetiva na área de gestão de pessoas.

A modernidade no setor de facilities

A tecnologia tem se mostrado uma aliada fundamental no setor de facilidades dentro das empresas. Além de reduzir custos, ela aumenta a eficiência operacional e atinge diretamente a experiência do cliente com a marca.

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